Samarbete på tvärs – nyckel till lyckat firande

I drygt 13 månader har Lunds universitet firat 350-årsjubileum.
Vetenskaps- och kulturveckor, aktiviteter för barn, jubileumskurs och utställningar är några av de närmare 400 evenemang som engagerat allmänhet, studenter och anställda.

– Det har varit ett fantastiskt år! Hela universitetet har samlats kring gemensamma projekt och aktiviteter och vi har nått ut till allmänheten på nya sätt, säger Göran Bexell, före detta rektor för Lunds universitet och ordförande i jubileumskommittén. Han lyfter flera skäl till att universitetet valde att fira stort.

– För det första har vi firat 350 år av akademisk utbildning och forskning. För det andra har vi varit en institution i samhället i 350 år och vi bidrar hela tiden med kunskap som leder till ett bättre samhälle. Det om något är värt att fira.

Redan 2011 fattade universitetet beslut om att man skulle fira jubileum. Göran Bexell, tillsammans med universitetets kommunikationschef Caroline Runéus, fick i uppdrag att ta fram riktlinjerna för jubileet och man satte samman en jubileumskommitté som skulle leda arbetet.

För att hitta gemensamma nämnare och teman som alla kunde samlas kring under jubileumsfirandet bjöds representanter från alla delar av verksamheten in till idémöten. I ett tidigt skede formulerades de övergripande målen med jubileet, vilka handlade om att jubileet skulle bidra till att sätta strålkastarljus på verksamheten, öka gemenskapen inom universitet och aktivt profilera universitetet som en tvärvetenskaplig och internationell arena.

– Vi visste redan från början att vi ville jobba gemensamt och gränsöverskridande och utgå från verksamhetens tankar och idéer. Vi ville också ha ett brett anslag bland aktiviteterna, involvera alla fakulteter och särskilda verksamheter för att locka nya målgrupper, berättar Caroline Runéus.

– Det fanns ett stort intresse och engagemang för jubileet redan från början. Idéerna och kreativiteten flödade. Jubileet har varit en katalysator för nya samarbeten. Kontakten mellan människor från olika håll och med olika kompetenser ger en väldig kraft, fortsätter hon.

Involvera hela verksamheten
2014 inrättade universitetet ett litet jubileumskansli som fick i uppdrag att strukturera firandet, ansvara för ekonomin och hålla i den övergripande planeringen och marknadsföringen av jubileet.

Ansvaret för det huvudsakliga genomförandet av evenemangen skulle däremot hållas decentraliserat, i den mån det var möjligt. Carina Jensen anställdes som jubileumskoordinator och ett år senare kom biträdande jubileumskoordinator Louise Pierce. Kansliet utökades med jubileumskommunikatör Cecilia Schubert efter ytterligare något år.

– När jag kom in i bilden fanns det hundratals idéer från verksamheten och det var en utmaning att börja strukturera dem till ett första förslag på ett jubileumsprogram. Men efterhand som vi på kansliet fick bättre överblick kunde vi samordna och gruppera aktiviteter.

Det slutgiltiga jubileumsprogrammet innehöll både särskilda jubileumsaktiviteter och den ordinarie verksamhetens arrangemang, säger Carina Jensen. Louise Pierce berättar att de har lagt stor vikt vid att få med sig hela universitet.

– Jag tror att det är just det som har gjort jubileet så lyckat. Att vi har varit noga med samarbete och förankring för att alla skulle känna sig involverade. Vårt jobb har också handlat om att lyfta de aktiviteter som verksamheterna redan gör så bra och inkludera dem i det stora jubileumsprogrammet, säger hon.

Fem år före jubileets invigning smygstartade firandet med en nedräkningsfest, vilken universitetets Akademiintendentur ansvarade för. Den blev så pass populär att man valde att upprepa den en gång om året till den 19 december 2016 då det var dags för den riktiga invigningen av jubileet, samma datum som änkedrottning Hedvig Eleonora 350 år tidigare fattade beslut om universitetets grundande.

– Den högtidliga invigningen av själva universitetet ägde rum den 28 januari 1668. Därför valde universitetet att fira jubileum mellan dessa datum, drygt 13 månader, berättar övermarskalk Carin Brenner.

Digert jubileumsprogram lockade många besökare
Under jubileet bjöds allmänhet, studenter och anställda in för att ta del av ett digert jubileumsprogram med nära 400 programpunkter varav mer än 90 procent av dem var öppna för alla.

– Det är mycket roligt och givande att ha fått vara en del av det samarbetet med alla aktiva, säger Carina Jensen.

– Vi har välkomnat allmänheten på nya sätt under året, fortsätter Louise Pierce. Exempel på det är universitetsgemensamma vetenskapsveckor som lockade stora mängder deltagare. Upptäckardagen för barn väckte också stor nyfikenhet, och ett annat mycket uppskattat inslag var jubileumskursen, säger hon.

Välkomnande och gränsöverskridande universitet
Att universitetet skulle bli ännu mer välkomnande var också ett av målen för jubileet.
– Genom alla engagerade universitetskollegor har vi utvecklat ett mer samlat och gränsöverskridande arbetssätt. Dessutom har det har funnits många tillfällen att knyta nya externa kontakter, säger Louise Pierce. Jubileumskommunikatör Cecilia Schubert framhåller att det varit viktigt för jubileet att nå nya målgrupper.

– Vi har jobbat med att formulera oss på ett inbjudande och roligt sätt och bland annat använt kanaler som Facebook och Youtube, berättar hon. Universitetet har haft en särskild jubileumswebbsida, en Facebooksida och en blogg där bland annat studenter inom medie- och kommunikationsvetenskap löpande har producerat innehåll om aktiviteter och evenemang.

En annan typ av inslag som varit populärt är jubileumslistorna, såsom tio saker du kanske inte visste om exempelvis datakunskap, djurs ögon eller svensk folkmusik, som producerats av universitetets forskare.

– Blogginlägg från evenemangen, historiska tillbakablickar och listorna har varit ett nytt och uppskattat sätt att presentera en del av den rika kunskap som finns här på universitetet. Vi har också direktsänt vissa föreläsningar och seminarier för att nå ut till en större målgrupp som visat intresse från övriga delar av landet och även internationellt. De flesta föreläsningar från till exempel jubileumskursen går att se i efterhand på vår Youtubekanal, berättar Cecilia Schubert.

Enligt jubileumskoordinator Carina Jensen finns en stark önskan att ta tillvara på det engagemang som jubileet har åstadkommit. Många uttrycker också att det fortsatt skulle behövas en funktion liknande jubileumskansliet som fokuserar just på samordning och stöd till universitetsgemensamma arrangemang.
– Det vore roligt om universitetet lyckas behålla den öppenhet som jubileet fört med sig, säger Carina Jensen.


Läs Jubileumsmagasinet för fler inblickar i de många höjdpunkterna från LU350. 

 

Det här inlägget postades i Avslutning, Högtid. Bokmärk permalänken.

Kommentarer inaktiverade.